Kender du dette? Du forsøger at overholde alt for korte deadlines … din indbakke er fyldt med ubesvarede mails, og flere tikker ind … du når kun det halve af, hvad du ville på en arbejdsdag … du har en kort lunte, der går ud over dine kolleger, som også selv er pressede …
Af Annette Sørensen
Når I alle er pressede, starter det en ond cirkel af dårlig trivsel og stress – en cirkel, som kan være utroligt svær at bryde, fordi ressourcerne på organisationsniveau ofte ikke er der til at ændre forholdene. MEN … med disse 3 råd kan du faktisk hjælpe dig selv og dine kolleger med at få en roligere hverdag med mindre stress. De 3 råd kan følges af alle på kontoret, og det er et rigtigt godt sted at starte, når I vil forbedre trivslen og mindske stress.
De hurtige mails
Når du sender en mail til en kollega, så vær tydelig i dit sprog.
Husk, at modtageren ikke kan gætte indholdet og konteksten, hvis du fx blot skriver: ”Vi må altså lige tale sammen”. Din kollegas naturlige reaktion kunne risikere at være uro og tanker som: Er der et problem? Hvorfor skriver hun ikke, hvad det drejer sig om? Gjorde jeg noget galt i vores fælles projekt?
DU ved jo, at mailen er harmløs og slet ikke skrevet i en halvlunken tone (du skrev den bare i al hast på vej ud af døren), men det ved din kollega ikke. En uspecifik mail kan trigge usikkerhed hos modtageren.
Råd nr. 1: Skriv dine mails i et klart og tydeligt sprog. Et råd, der er både hurtigt og nemt at følge, næste gang du skal skrive en mail med det ene ben ude af døren.
Når andre venter på dit svar
Din indbakke oversvømmes af e-mails hver eneste dag, og derfor er der måske dage, hvor du ikke besvarer mails, men eksekverer opgaver i stedet. Det er også fint, fordi du fokuserer på fremgang i opgaverne. Og de fleste mails er rent informative og ikke hastesager.
MEN de mails, som kræver dit hurtige svar, fx mødeindkaldelsen til på torsdag, godkendelsen af et kundetilbud eller ansættelsesbeslutninger, er ofte tidsfølsomme og kræver dit umiddelbare svar NU.
Og hvis du ikke svarer, har du en kollega i den anden ende af beskeden, som bliver irriteret og forsinket i sit arbejde, fordi han/hun ikke kan komme videre.
Råd nr. 2: Brug et kvarter om dagen på at besvare de tidsfølsomme mails. Du fremstår som en bedre teamplayer, du forsinker ikke dine kollegers arbejde, og du bidrager til god trivsel (og mindre pres) og glade kolleger, der ikke behøver at rykke dig for svar.
Det nødvendige overblik i teamet
Er du perfektionist i dit team, kan du let komme til at suse lidt ind og ud af de andres opgaver i teamet for at sikre, at både tidshorisonten og budgettet overholdes. Det er let for os alle at komme til, men nogle af dine kolleger kan føle det som mikroledelse og overvågning og som et signal om, at du ikke har tillid til dem.
Råd nr. 3: I kan i teamet blive enige om tidsestimater og en projektplan med milepæle, som alle kan melde ind til og tjekke op på ved behov. Så kan du få et overblik i projektplanen.
Små tiltag i hverdagen kan mindske stress og understøtte god trivsel.